Mentre nelle fasi di selezione di un nuovo sistema ERP è coinvolto solo un piccolo team di progetto, la sua implementazione riguarda l’intera azienda. Infatti, questo processo è più di una sfida tecnica: tutti i reparti aziendali devono essere coinvolti per contribuire all’implementazione del software, in particolare per quanto riguarda i processi rilevanti.

Durante l’implementazione di un ERP si analizzano punti di forza e di debolezza dell’azienda: i processi considerati efficienti si mantengono, quelli poco produttivi si ottimizzano o si eliminano.

A seconda delle dimensioni e della complessità dell’azienda, un’implementazione ERP richiede generalmente da sei a dodici mesi. Durante questa fase, il fornitore collaborerà strettamente con i key users dell’azienda in modo da ottenere il massimo dal nuovo software.

Come risultato, l’azienda ha non solo una nuova infrastruttura IT, ma anche uno strumento di gestione avanzato dove tutti i processi aziendali sono digitalizzati e automatizzati. Vengono risolte vulnerabilità riguardanti qualità e sicurezza dei dati.

Inoltre, come parte dell’implementazione ERP, l’azienda rivede completamente i flussi di lavoro creando una buona base per i processi di trasformazione digitale. Il fornitore ERP e il suo team supportano il cliente aiutandolo con consigli e attività tecniche e lo affiancano in tutti i passaggi utilizzando una metodologia di implementazione.

Ma come funziona idealmente una metodologia di implementazione ERP, quali sono gli errori tipici e come può un’azienda prepararsi a questa sfida?

Aspetti da considerare per una implementazione perfetta

1. Prendersi il tempo per pianificare 

Abraham Lincoln una volta disse: “Datemi sei ore per tagliare un albero e passerò le prime quattro ad affilare l’ascia”.

Questo è l’approccio che un’azienda dovrebbe adottare quando pianifica l’implementazione di un nuovo sistema ERP. La maggior parte delle aziende punta a chiudere la fase di pianificazione il più velocemente possibile per paura di spendere molto più tempo sulla teoria che non sulla pratica. La verità è che una settimana o due in più in questa fase potrebbe fare la differenza tra un processo senza intoppi e un processo ottimizzato e senza errori. Una buona regola è quella di programmare una settimana di pianificazione per ogni mese di tempo stimato per l’implementazione.

2. Stabilire le responsabilità interne del progetto

Il sistema ERP impatterà su tutte le aree funzionali dell’azienda, e questo significa che tutti, dal top management al middle management fino ai livelli operativi, devono essere coinvolti nell’implementazione. Quindi, la prima cosa che un’azienda può fare per prepararsi è stabilire un team interno che abbia il mandato di coinvolgere il resto dell’azienda ad impegnarsi nel progetto.

 Idealmente, l’azienda dovrebbe nominare un team di progetto composto dai seguenti membri:

• Sponsor. Come membro del senior management, lo sponsor è il “leader” interno del progetto. Lo sponsor deve fornire una guida di alto livello al resto del team per assicurare che il sistema ERP, una volta implementato, raggiunga gli obiettivi aziendali concordati. A volte lui/lei svolge anche il ruolo di project manager.

• Project manager. Le funzioni principali sono quelle di gestire, pianificare, controllare e coordinare il progetto dal punto di vista dell’azienda, e il suo unico obiettivo è quello di garantire che il progetto sia completato in accordo con tempi e budget. Questa posizione dovrebbe essere ricoperta da un manager senior, od un livello medio, che abbia esperienza in diverse aree funzionali. Altri compiti di questo ruolo includono la programmazione e la pianificazione delle riunioni, la verifica delle attività dei componenti del team di progetto, la gestione delle riunioni, l’identificazione dei problemi e il monitoraggio dei progressi del progetto.

• Responsabile IT.  Un’azienda deve sapere esattamente come sarà misurato il successo quando si implementa un sistema ERP.
  
  

Tenete presente che l’implementazione dell’ERP è una questione centrale per l’azienda.

L’implementazione di un ERP è una partnership tra azienda e fornitore, L’aver scelto un partner di fiducia non da all’azienda il diritto di non impegnarsi nell’iniziativa. Implementare un sistema di questo tipo non significa solo installare un nuovo software : è un ripensamento completo dei processi operativi di base in ogni area funzionale.

Quindi, prepararsi per l’implementazione di un sistema ERP non significa solo scegliere un fornitore e lasciare che faccia tutto il lavoro. Con un accurato processo di pianificazione, le aziende possono ridurre i rischi, evitare le insidie comuni e approfittare di tutti i vantaggi finanziari e operativi che il sistema può offrire.