La transizione dai fogli Excel a un sistema ERP

 

La transizione dai fogli Excel a un sistema ERP


 

La transizione dai fogli Excel a un sistema ERP può sembrare un processo lungo e scoraggiante. Ecco alcuni consigli che vi aiuteranno a comprenderne le parti più essenziali e vi garantiranno che il processo vada liscio.


I fogli di calcolo sono economici, facili da gestire e possono ospitare molti tipi di dati. Per molte piccole imprese, i fogli di Excel sono la prima scelta al momento di aprire una nuova azienda. Tuttavia, con il crescere del business qualcosa cambia. Quando un’organizzazione cresce, vengono generati così tanti dati da rendere la manipolazione degli stessi e la creazione di rendiconti finanziari delle attività che si rilevano lunghe in termini di tempo e soggette ad errori.


Il maggior problema con i fogli Excel è spesso il loro isolamento dal resto dell’azienda, che rende la collaborazione molto difficile. Infatti, i dati non possono essere gestiti né facilmente né tantomeno automaticamente nel sistema. Quando lo sono, è quasi impossibile evitare che, versioni multiple degli stessi dati, distorcano i risultati.


Per questo motivo, la transizione da un sistema di fogli Excel a una soluzione ERP diventa necessaria e può anche essere il momento ideale per rivisitare anche gli altri processi aziendali in modo da adattarli alle nuove esigenze.

In particolare:

  • Valutate quali informazioni gestite attualmente, come vengono utilizzate e quali informazioni aggiuntive sarebbero utili.

Infatti, le funzioni aggiunte dei sistemi ERP possono anche fornirvi una nuova lente attraverso la quale considerare i vostri processi attuali – e possono portare alla luce nuove procedure che altrimenti non avreste considerato.

  • Determinate se avete bisogno di tutti i dati

Oltre a rivedere i processi e le procedure, date un’occhiata più da vicino ai dati storici e considerate quanto spesso vengono usati – e cosa potrebbe non essere più necessario. Definire una data specifica e trasferire i dati solo a partire da questa data può ottimizzare il processo e risparmiare molto tempo ed energia. Puoi sempre tornare indietro e aggiungere altri dati se necessario.

  • Parlate con un esperto che ha esperienza in questo settore

Egli saprà valutare le potenziali insidie e ti aiuterà ad evitarle. Confrontatevi con Vostri colleghi imprenditori che possono aver già operato un passaggio, o chiedete referenze alle aziende da cui state pensando di acquistare il vostro sistema.

  • Preparate il vostro team

Definite come volete preparare il vostro team per aiutarvi nella transizione. Avete due gruppi di persone da preparare come parte della vostra transizione: i membri del team che vi aiuteranno a migrare le informazioni e gli utenti finali dei programmi software selezionati. Chiedete un feedback da entrambi questi gruppi all’inizio del processo, in modo da capire ciò di cui hanno bisogno dal nuovo sistema e come far fruttare al meglio l’investimento anche nel lungo periodo.

  • Ricordate i benefici a lungo termine di un ERP

È facile dimenticare le ragioni per cui si sta passando ad un nuovo sistema nel mezzo del processo ed essere invece presi dagli alti e bassi del lavoro quotidiano, che, siamo onesti, può essere noioso e impegnativo quando si lavora su un trasferimento completo di dati. Ogni volta che vi chiedete se il processo ne vale la pena, provate a fare un passo indietro e ricordate tutti i benefici del passaggio a un nuovo sistema di contabilità, tra cui una maggiore precisione, migliori analisi e un processo aziendale semplificato. Incoraggiate anche il resto della squadra a fare lo stesso.

 

Il lato umano della tecnologia e della produttività

 

Il lato umano della tecnologia e della produttività


 

La “digitization” è usata in molti contesti ed è molto spesso usata in modo intercambiabile con la “digitalization”. In Italiano, entrambi i termini vengono tradotti con la parola “digitalizzazione”, ma è utile comprenderne la differenza.


Al livello più elementare, la “digitization” è la creazione di una versione digitale di oggetti fisici come mappe di carta, documenti cartacei e fotografie, ma anche di suoni e altro. La spiegazione più semplice di questo termine sarebbe dire che è un processo di conversione di un qualcosa non digitale in un formato digitale che può essere usato da un sistema informatico per molteplici motivi.


È importante precisare che rendere qualcosa digitale non significa sostituirne la versione originale, ma piuttosto mantenerla come backup (per esempio, di documenti). In breve, la “digitization” ci aiuta a condividere i formati digitali molto più facilmente con gli altri.


Il secondo termine che dovrebbe essere spiegato è “digitalization”. Nel mondo del business, “digitalization” si riferisce spesso all’abilitazione o al miglioramento delle operazioni, delle funzioni o dei modelli di business sfruttando al meglio le tecnologie. Nel contesto aziendale, la “digitalization” è importante sia per trattare le informazioni digitali che per i processi basati sulla carta che non possono essere trattati digitalmente. Questi variano a seconda della legge locale, ma si tratta spesso di firme su specifici documenti.


Ci sono numerosi progetti incentrati sulla “digitalization” che un’azienda puo intraprendere, dall’automazione dei processi alla riqualificazione dei dipendenti. Al contrario, la strategia digitale non è qualcosa che le aziende possono implementare da un giorno all’altro. Infatti, questo termine si riferisce alla trasformazione strategica del business basandosi sui propri clienti, portando un valore aggiuntivo e cambiando il modello organizzativo trasversalmente, oltre che implementando nuove soluzioni tecnologiche.


Le iniziative di trasformazione digitale includono molteplici passi e progetti. Per questo motivo, è necessario preparare una tabella di marcia prima di intraprendere qualsiasi trasformazione digitale. In realtà, il processo richiede un cambiamento generale dell’azienda, essenzialmente apportando modifiche in tutti i suoi valori, dato che il business diventerebbe completamente basato attorno al cliente. La fase finale della trasformazione consiste nel rendere digitali le informazioni, i processi e i documenti (digitization process) che compongono le operazioni e transformando dunque l’intero sistema operativo.


Prima di costruire questo modello di business è necessaria la comprensione di alcuni “indicatori di successo” come la consapevolezza della trasformazione del processo digitale; l’apprendimento liquido chiamato lifelong learning; il modello di design centrato sull’uomo; l’agilità dell’innovazione; il miglioramento continuo; la crescita sostenibile e il nuovo modello di entrate aziendali.


I principali benefici che la tecnologia non potrà mai sostituire e non potrà misurare sono elementi come la creatività, l’istinto, l’empatia e l’immaginazione. Ognuno di essi è necessario e sufficiente per il prossimo modello di sviluppo del business. Per questo motivo, la trasformazione della digitalizzazione cambierà il business, la vostra vita e le vostre abitudini, ma non sostituirà l’uomo dal suo posto di lavoro in tutti i casi. Secondo il libro di Gerd Leonhard “Technology vs Humanity”, “la gente non dovrebbe fidarsi della tecnologia al 100%, ma trattarla come un’opzione che può essere usata da loro oppure no”. Ognuno ha una scelta e il diritto di non permettere che le aziende siano svantaggiate se scelgono di usare le persone invece delle macchine, anche se è più costoso e meno efficiente. “Quanta libertà siamo disposti a sacrificare per essere più efficienti… o più sicuri?