Implementazione del progetto ERP e metodologia

Implementazione e metodologia
in un progetto ERP

Mentre nelle fasi di selezione di un nuovo sistema ERP è coinvolto solo un piccolo team di progetto, la sua implementazione riguarda l’intera azienda. Infatti, questo processo è più di una sfida tecnica: tutti i reparti aziendali devono essere coinvolti per contribuire all’implementazione del software, in particolare per quanto riguarda i processi rilevanti.

Durante l’implementazione di un ERP si analizzano punti di forza e di debolezza dell’azienda: i processi considerati efficienti si mantengono, quelli poco produttivi si ottimizzano o si eliminano.

A seconda delle dimensioni e della complessità dell’azienda, un’implementazione ERP richiede generalmente da sei a dodici mesi. Durante questa fase, il fornitore collaborerà strettamente con i key users dell’azienda in modo da ottenere il massimo dal nuovo software.

Come risultato, l’azienda ha non solo una nuova infrastruttura IT, ma anche uno strumento di gestione avanzato dove tutti i processi aziendali sono digitalizzati e automatizzati. Vengono risolte vulnerabilità riguardanti qualità e sicurezza dei dati.

Inoltre, come parte dell’implementazione ERP, l’azienda rivede completamente i flussi di lavoro creando una buona base per i processi di trasformazione digitale.

Il fornitore ERP e il suo team supportano il cliente aiutandolo con consigli e attività tecniche e lo affiancano in tutti i passaggi utilizzando una metodologia di implementazione.

Ma come funziona idealmente una metodologia di implementazione ERP, quali sono gli errori tipici e come può un’azienda prepararsi a questa sfida?


Aspetti da considerare per una implementazione perfetta

  1. Prendersi il tempo per pianificare 

Abraham Lincoln una volta disse: “Datemi sei ore per tagliare un albero e passerò le prime quattro ad affilare l’ascia”.

Questo è l’approccio che un’azienda dovrebbe adottare quando pianifica l’implementazione di un nuovo sistema ERP. La maggior parte delle aziende punta a chiudere la fase di pianificazione il più velocemente possibile per paura di spendere molto più tempo sulla teoria che non sulla pratica. La verità è che una settimana o due in più in questa fase potrebbe fare la differenza tra un processo senza intoppi e un processo ottimizzato e senza errori. Una buona regola è quella di programmare una settimana di pianificazione per ogni mese di tempo stimato per l’implementazione.


  1. Stabilire le responsabilità interne del progetto

Il sistema ERP impatterà su tutte le aree funzionali dell’azienda, e questo significa che tutti, dal top management al middle management fino ai livelli operativi, devono essere coinvolti nell’implementazione. Quindi, la prima cosa che un’azienda può fare per prepararsi è stabilire un team interno che abbia il mandato di coinvolgere il resto dell’azienda ad impegnarsi nel progetto.

 Idealmente, l’azienda dovrebbe nominare un team di progetto composto dai seguenti membri:


  • Sponsor. Come membro del senior management, lo sponsor è il “leader” interno del progetto. Lo sponsor deve fornire una guida di alto livello al resto del team per assicurare che il sistema ERP, una volta implementato, raggiunga gli obiettivi aziendali concordati. A volte lui/lei svolge anche il ruolo di project manager.
  • Project manager. Le funzioni principali sono quelle di gestire, pianificare, controllare e coordinare il progetto dal punto di vista dell’azienda, e il suo unico obiettivo è quello di garantire che il progetto sia completato in accordo con tempi e budget. Questa posizione dovrebbe essere ricoperta da un manager senior, od un livello medio, che abbia esperienza in diverse aree funzionali. Altri compiti di questo ruolo includono la programmazione e la pianificazione delle riunioni, la verifica delle attività dei componenti del team di progetto, la gestione delle riunioni, l’identificazione dei problemi e il monitoraggio dei progressi del progetto.
  • Responsabile IT.  Un’azienda deve sapere esattamente come sarà misurato il successo quando si implementa un sistema ERP.

Tenete presente che l’implementazione dell’ERP è una questione centrale per l’azienda.

L’implementazione di un ERP è una partnership tra azienda e fornitore, L’aver scelto un partner di fiducia non da all’azienda il diritto di non impegnarsi nell’iniziativa. Implementare un sistema di questo tipo non significa solo installare un nuovo software : è un ripensamento completo dei processi operativi di base in ogni area funzionale.

Quindi, prepararsi per l’implementazione di un sistema ERP non significa solo scegliere un fornitore e lasciare che faccia tutto il lavoro. Con un accurato processo di pianificazione, le aziende possono ridurre i rischi, evitare le insidie comuni e approfittare di tutti i vantaggi finanziari e operativi che il sistema può offrire. 

Gli Obiettivi di un software ERP

GLI OBIETTIVI DI UN SOFTWARE ERP

Normalmente quando le aziende implementano i loro sistemi gestionali (ERP) hanno come obiettivo il miglioramento dei processi chiave e dei KPI. Ad esempio una gestione più snella e veloce o la riduzione dei costi o altri aspetti.

Tuttavia, se i KPI non sono determinati all’inizio del progetto, è impossibile comprendere se l’implementazione ERP ha raggiunto gli obiettivi desiderati.

Un Enterprise Resource Planning (ERP) permette di costruire un Sistema Informativo omogeneo su una base unica e quindi permette a tutti i collaboratori di lavorare e scambiarsi informazioni uniformi. L’ERP permette anche la standardizzazione dei processi di business all’interno dell’azienda e su tutte le sedi, sia in Italia che all’estero.

Qual è lo scopo di un ERP?

  1. Gestione della produzione

Un modulo di gestione della produzione è essenziale per gestire in modo ottimale i processi ed assicurare redditività alla vostra azienda. Infatti, questo fornisce ai vostri team i mezzi per registrare i dati sull’avanzamento delle operazioni di produzione sia completati che in lavorazione, i dati saranno un’ottima base ed un aiuto per valutare le efficienze prima di sviluppare strategie per la crescita della vostra azienda.

Per quanto riguarda la produzione, ci sono molte domande che devono essere fatte per assicurarsi che l’ERP sia in grado di soddisfare il vostro modello di business. Ad esempio: “Il nostro business model è basato su una produzione a commessa/progetto oppure su una produzione in serie?” Se la risposta è “A Commessa/Progetto”, dovreste optare per un ERP con un modulo integrato di Project Management (PM). 

  1. Gestione degli acquisti

La gestione degli acquisti in un sistema ERP semplifica le operazioni rendendole automatiche e fornendo dati e risultati accurati. Tra le varie funzioni, un modulo di gestione degli acquisti può gestire la creazione di ordini e monitorare le prestazioni dei fornitori.

  1. Gestione delle vendite

Uno dei principali vantaggi di uno strumento di gestione delle vendite integrato con un sistema ERP è avere una visione completa dei vostri clienti. Dalle previsioni, passando per le vendite e l’assistenza, fino alle informazioni relative agli aspetti finanziari e contabili, questi sistemi forniscono una maggiore visibilità sulle necessità dei vostri clienti, sulla storico degli ordini, le preferenze, la situazione contabile, ecc.

Una delle domande che possono sorgere in questo ambito è: “Il vostro catalogo è formato da prodotti che hanno molte variabili ed è spesso difficile, o impossibile, definirli dettagliatamente?” Se la risposta è sì, dovreste considerare l’integrazione di un configuratore di prodotto all’interno dell’ERP.

  1. Gestione della contabilità

I moderni ERP presentano un modulo di contabilità e finanza totalmente integrato. questa integrazione facilita la gestione poiché tutte le informazioni sono nello stesso posto e collegate tra loro. Questo è vero anche in caso di contabilità multi-sito, multi-valuta o multi-lingua.

In questo ambito la domanda da porsi è: “Ho bisogno di una contabilità multi aziendale o multinazionale (valute, tassazione, lingue, ecc.)? E se non ne ho bisogno oggi, potrei averne bisogno domani?”. Rispondere a queste domande vi permette anche di chiarire lo scopo attuale e futuro del vostro ERP, in modo da non dover nuovamente cambiare software tra qualche anno. 

  1. Gestione dell’inventario

La gestione dell’inventario permette di gestire in modo strategico il magazzino e l’inventario fisico della vostra azienda. Inoltre, permette di ottimizzare gli stock di materie prime, prodotti finiti e ricambi per evitare sia la mancanza di prodotto che stock eccessivi che penalizzano finanziariamente l’azienda.

  1. Gestione delle relazioni con i clienti

Per riuscire a soddisfare al meglio i propri clienti, dotarsi di un modulo CRM integrato con l’ERP è un plus. LA possibilità di avere un’origine centralizzata delle informazioni vi permette di offrire ai Vostri clienti un servizio personalizzato. Se avete la necessità di offrire ai vostri clienti anche un servizio di post vendita potete si può prendere in  considerazione la gestione di questo servizio attraverso l’utilizzo di un modulo specifico (Service Planner) o di supportare i tecnici che operano all’esterno dell’azienda attraverso l’utilizzo di funzioni mobile appositamente dedicate.

E’ quindi molto importante che l’ERP scelto risponda alle vostre necessità. Infatti, un ERP generico richiederà sviluppi lunghi e costosi per essere adattato alla Vostra azienda. Tali costi e tempi diminuiscono in modo rilevante quando si prende in considerazione un ERP nativamente dedicato al Vostro settore.