La transizione dai fogli Excel a un sistema ERP

La transizione dai fogli Excel a un sistema ERP può sembrare un processo lungo e scoraggiante. Ecco alcuni consigli che vi aiuteranno a comprenderne le parti più essenziali e vi garantiranno che il processo vada liscio.

I fogli di calcolo sono economici, facili da gestire e possono ospitare molti tipi di dati. Per molte piccole imprese, i fogli di Excel sono la prima scelta al momento di aprire una nuova azienda. Tuttavia, con il crescere del business qualcosa cambia. Quando un’organizzazione cresce, vengono generati così tanti dati da rendere la manipolazione degli stessi e la creazione di rendiconti finanziari delle attività che si rilevano lunghe in termini di tempo e soggette ad errori.

Il maggior problema con i fogli Excel è spesso il loro isolamento dal resto dell’azienda, che rende la collaborazione molto difficile. Infatti, i dati non possono essere gestiti né facilmente né tantomeno automaticamente nel sistema. Quando lo sono, è quasi impossibile evitare che, versioni multiple degli stessi dati, distorcano i risultati.

Per questo motivo, la transizione da un sistema di fogli Excel a una soluzione ERP diventa necessaria e può anche essere il momento ideale per rivisitare anche gli altri processi aziendali in modo da adattarli alle nuove esigenze.

In particolare:

• Valutate quali informazioni gestite attualmente, come vengono utilizzate e quali informazioni aggiuntive sarebbero utili.
  
  

Infatti, le funzioni aggiunte dei sistemi ERP possono anche fornirvi una nuova lente attraverso la quale considerare i vostri processi attuali – e possono portare alla luce nuove procedure che altrimenti non avreste considerato.

• Determinate se avete bisogno di tutti i dati

Oltre a rivedere i processi e le procedure, date un’occhiata più da vicino ai dati storici e considerate quanto spesso vengono usati – e cosa potrebbe non essere più necessario. Definire una data specifica e trasferire i dati solo a partire da questa data può ottimizzare il processo e risparmiare molto tempo ed energia. Puoi sempre tornare indietro e aggiungere altri dati se necessario.

• Parlate con un esperto che ha esperienza in questo settore

Egli saprà valutare le potenziali insidie e ti aiuterà ad evitarle. Confrontatevi con Vostri colleghi imprenditori che possono aver già operato un passaggio, o chiedete referenze alle aziende da cui state pensando di acquistare il vostro sistema.

• Preparate il vostro team

Definite come volete preparare il vostro team per aiutarvi nella transizione. Avete due gruppi di persone da preparare come parte della vostra transizione: i membri del team che vi aiuteranno a migrare le informazioni e gli utenti finali dei programmi software selezionati. Chiedete un feedback da entrambi questi gruppi all’inizio del processo, in modo da capire ciò di cui hanno bisogno dal nuovo sistema e come far fruttare al meglio l’investimento anche nel lungo periodo.

• Ricordate i benefici a lungo termine di un ERP

È facile dimenticare le ragioni per cui si sta passando ad un nuovo sistema nel mezzo del processo ed essere invece presi dagli alti e bassi del lavoro quotidiano, che, siamo onesti, può essere noioso e impegnativo quando si lavora su un trasferimento completo di dati. Ogni volta che vi chiedete se il processo ne vale la pena, provate a fare un passo indietro e ricordate tutti i benefici del passaggio a un nuovo sistema di contabilità, tra cui una maggiore precisione, migliori analisi e un processo aziendale semplificato. Incoraggiate anche il resto della squadra a fare lo stesso.