Per prendere le decisioni corrette e migliorare il futuro dell’ azienda, è necessario fare le domande giuste ed avere i dati e gli strumenti necessari. Senza questi, possiamo solo affidarci al nostro giudizio o all’opinione personale.

Prima di spiegare come accelerare il processo decisionale con la BI (business intelligence), è necessario sapere quali sono le fasi che lo costituiscono.

In generale, ci sono diverse fasi per tutte le decisioni strategiche, operative o tattiche:

1. Identificazione del problema da risolvere.
2. Ricerca di informazioni rilevanti per sostenere la decisione
3. Valutazione delle alternative, dei fattori interni ed esterni che possono influenzare queste opzioni e il potenziale risultato della decisione.
4. Scelta della soluzione più valida
5. Revisione dei risultati per informare le decisioni future

Anche se la complessità di ciascuna delle fasi può variare a seconda del tipo di decisione, ci sono sempre diversi fattori da considerare prima di prendere la decisione finale.

Consideriamo un esempio:

Un’azienda manifatturiera vuole aumentare le vendite di un certo prodotto e sta pensando di assumere altri venditori per farlo. Come si prende la decisione di andare avanti con l’assunzione? Il team di gestione potrebbe usare un foglio excel per analizzare le cifre di vendita di diversi prodotti e la capacità di produzione delle linee di produzione, e combinare queste informazioni con la propria esperienza per decidere se assumere.

Ma è davvero il modo più efficiente per farlo? O il più affidabile? E se l’aumento della domanda di prodotti generata dai nuovi venditori creasse in realtà troppa pressione sulla linea di produzione? O se le nuove assunzioni non fossero il modo più conveniente per aumentare le vendite? Queste domande non trovano risposta solo in un foglio excel, il che crea la necessità di informazioni aggiuntive.

Ed è qui che entra un gioco la business intelligence.

Infatti, lo strumento di BI accelera il processo di raccolta delle informazioni e migliora la qualità delle azioni correttive da intraprendere.

Per altro, se combinato con un ERP all’avanguardia, uno strumento di BI facilita notevolmente il processo decisionale.

Ma come funziona un sistema BI?

In breve, un BI è un quadro operativo che elabora grandi volumi di informazioni da varie fonti, e che seguendo un modello di dati parametrizzato ed i vari KPI, indica la risposta alle domande prefissate, per dimensioni, per esempio il volume delle vendite, per settore, area o responsabile. Quindi, tale sistema permette di ridurre notevolmente il tempo necessario per rispondere a determinate domande,  così che lo staff possa prendere migliori decisioni strategiche.

Tuttavia, la principale fonte di informazioni per la Business Intelligence (BI) è l’ERP. Per questo, se le informazioni contenute nell’ERP sono corrette, e vengono prodotte in tempo reale, chi lavora con lo strumento di BI integrato beneficerà del potenziale di entrambi gli strumenti per il processo decisionale.